PRODUKTIV IM HOMEOFFICE – PRODUKTIVITÄTSKILLER IM VIDEO

Dann kennen Sie das vielleicht auch?

Stellen Sie sich einmal vor, Sie würden Ihren Tag ganz bewusst so gestalten, dass Sie die Wahrscheinlichkeit für Ablenkungen und Störungen deutlich reduzieren. Was hätte das für Auswirkungen auf Ihre Produktivität, wenn Sie Ihren Fokus phasenweise auf nur eine Aufgabe lenken und dort halten?

Folgend stelle ich Ihnen die einflussreichsten Produktivitätskiller vor:

Gerade im Homeoffice verschmilzt das Arbeits- und Privatleben zunehmend. Aus der Work-Life-Balance wird Work-Life-Blending – die Verschmelzung. Die Erledigung Ihrer eigenen beruflichen und privaten Aufgaben, die Anforderungen von Chef und KollegInnen, die Wünsche des Partners und die Betreuung der Kinder. Alles Anforderungen, die aktuell zu Hause auf Sie zukommen können. Wenn Sie Ihren Tag jetzt komplett der Gestaltungsfreiheit anderer überlassen, erschaffen Sie sich ein schwarzes Produktivitätsloch. Vor allem bleiben die Aufgaben liegen, die Sie sich vorgenommen haben. Das führt häufig zu Frust.

Hier helfen eine grobe Tagesstruktur und eine tägliche Abstimmung mit dem Partner und den engsten KollegInnen.Sie können Ihrem Tag eine grobe Struktur geben, indem Sie drei Phasen bewusst berücksichtigen: Konzentrations‑, Erreichbarkeits- und Erholungsphasen. Schauen Sie sich Ihren Tag genau an und überlegen Sie sich, wann könnten die Phasen am besten in Ihren Alltag passen.Ich starte z. B. meinen Arbeitstag nach einer kurzen Morgenroutine um ca. 6 Uhr mit einer Konzentrationsphase, weil dann die Chance am größten ist, nicht gestört zu werden.

Welche Rolle spielt Ihr Handy in Ihrem Leben? Sind Sie rund um die Uhr erreichbar und genießt Ihr Handy mehr Ihrer kostbaren Aufmerksamkeit und Nähe als Ihre Liebsten? Forscher haben herausgefunden, dass Wissensarbeiter 160 x am Tag auf ihr Handy schauen und die durchschnittliche Fokuszeit zwischen den Ablenkungen bei drei Minuten liegt. Ein Grund für die ständigen Ablenkungen liegt darin, dass wir allen Tools und Apps erlauben uns Nachrichten zu schicken, weil wir Angst haben etwas zu verpassen.Der Preis dafür ist die sinkende Produktivität. Also das Gefühl Wenig bis Garnichts am Tag geschafft zu haben.Sie können über die Bildschirmzeiten des Smartphones sehr gut Ihr Nutzungsverhalten checken.

Ich habe z. B. fast allen Apps verboten, mir Mitteilungen zu senden. Damit bekomme ich meine Neugierde gut in den Griff und kann mich voll auf meine Aufgaben fokussieren. Da ich in den Phasen der Erreichbarkeit sogenannte Scan-Zyklen zur Eingangskontrolle von Nachrichten nutze, kann ich gut auf Push-Nachrichten verzichten. Wer sich das nicht traut, der sollte zumindest darauf achten, dass die Nachrichten während der Konzentrations- und Erholungsphasen ausgeschaltet sind.

Laut einer Umfrage führen ca. 30 % der MitarbeiterInnen verschiedene To-do-Listen wie Notizzettel und/oder einer digitalen Liste z. B. in Todoist oder Outlook. Weitere ca. 30 % arbeiten hin und wieder mit einer Liste oder versuchen, diese im Kopf zu führen. Satte 40 % führen keine Liste, lassen sich von außen leiten und reagieren nur noch auf Kundenanfragen. Genau das erlebe ich auch in meinen Seminaren und Coachings. Hier sehe ich ein riesiges Potenzial für mehr Fokus und Produktivität!Viele glauben, dass ihr Gehirn genau der richtige Ort ist, um Aufgaben und Termine abzulegen. Viele glauben auch, dass ihr Gehirn sie auch genau zur richtigen Zeit daran erinnert. Für mich ein Trugschluss.Ich erlebe eher das Gegenteil und das bestätigen auch die TeilnehmerInnen in meinen Seminaren. Wenn ich die Aufgaben nicht aus meinem Kopf raus bekomme, dann tauchen sie auf, wann sie wollen, z. B. morgens um 4 Uhr. Also dann, wenn man sie überhaupt nicht gebrauchen kann.

Der Zweck einer gut strukturierten To-do-Liste ist es, Ihr Gehirn zu entlasten und Sie dann an die Aufgaben zu erinnern, wenn es nötig oder wenn es möglich ist. Das sind für mich die richtigen Prioritäten.Sie können z. B. ganz einfach mit dem Führen von Listen beginnen, indem Sie morgens mit einer Prio-Mindmap oder einer Checkliste starten und Ihre wichtigsten Aufgaben auf ein Blatt Papier bringen. Damit entlasten Sie Ihr Gehirn schon ein Stück. Für volle Kontrolle und Klarheit braucht es dann ein individuelles Aufgabenmanagementsystem.

Viele Berufstätige glauben, durch das gleichzeitige Abarbeiten mehrerer Aufgaben effizienter zu sein. Ein Trugschluss.Das E‑Mail-Postfach quillt über, während Sie im Online-Meeting sitzen. Und hinzu kommt auch noch, dass der Kunde gerade wie wild versucht, Sie telefonisch zu erreichen. Und all das hat noch lange nichts mit Ihrer eigentlichen To-do-Liste zu tun. Derart stressige Szenarien kennt wohl jeder. Niemand braucht sie und niemand kann sagen, dass sie Spaß bereiten. Denn im Ergebnis führen sie dazu, dass viele Aufgaben parallel abgearbeitet werden und das Arbeitstempo oder die Dauer steigt.Viele glauben, so effizienter arbeiten zu können und dass vor allem Pausen dort keinen Platz finden – doch fast jeder macht dabei denselben Fehler: Das pausenlose Hin-und-her-Wechseln zwischen den Aufgaben kostet Zeit und Energie. Um bewusst Pausen in Ihren Alltag zu integrieren hilft es, sich selbst Erinnerungen in Form eines Post-its am Bildschirm zu setzen. Atmen Sie nach Ende einer Aufgabe bewusst durch, stehen Sie auf, bewegen Sie sich und beginnen Sie erst anschließend mit der nächsten Aufgabe. So geben Sie Ihrem Körper und Geist einen Augenblick Zeit, sich zu erholen, Gedanken zu verarbeiten und sich auf die nächste Aufgabe zu konzentrieren.

Wenn Sie wissen und lernen wollen, wie Sie Ihre Produktivität steigern, dann schreiben Sie mir eine Nachricht. Wir verplempern so viel Zeit mit sinnlosem Nachrichtenkonsum und verteilen und verlieren uns in Kleinigkeiten. Ich unterstütze Sie dabei, wie Sie wieder konzentriert und fokussiert arbeiten können und am Ende des Tages sagen: „Das war ein erfolgreicher Tag. Ich habe richtig was geschafft!“.

Melden Sie sich gerne bei mir und im ersten Schritt machen wir eine kostenlose 30-minütige Produktivitätsdiagnose am Telefon oder im Video-Call.

Anschließend können Sie an meinem vierwöchigen Online-Kurs teilnehmen und lernen, wie Sie die modernen Methoden für produktives Zeit- und Selbstmanagement einsetzen. Die Live-Module werden durch die Experimentierphasen verbunden, in denen Sie die Tools und Vorgehen ausprobieren und so Ihr persönliches System erschaffen. Ich begleite Sie intensiv und persönlich in dieser Zeit und freue mich auf Ihre Nachricht.

Gerne besprechen wir Ihre persönliche Situation und Herausforderungen, um kurzfristig wirksame Lösungen mit Ihnen zu erarbeiten.

Matthias Köhnecke