Meetings produktiv zu gestalten, ist schon für Präsenzveranstaltungen eine Herausforderung. Und wir verbringen einen erheblichen Teil der Arbeitszeit in Besprechungen. Im virtuellen Raum kommen noch weitere Stolpersteine hinzu. Deshalb sollten Meetings gut geplant werden, einen festen Rahmen bekommen und zu nutzbaren Entscheidungen führen, die im Anschluss wirksam werden können – und als Onlineformat geprobt werden.
Vorbereitung
Für die zieldienliche Vorbereitung Ihres Online-Meetings sind zwei Dinge maßgeblich:
- Was sind der Anlass und das Ziel des Meetings?
- Wer ist die Zielgruppe?
Der Anlass und das Ziel bestimmen den zeitlichen Rahmen innerhalb dessen das Erreichen des Ziels realistisch möglich ist, wer die benötigten Teilnehmer für das Meeting sind und was genau gemeinsam praktisch miteinander getan werden soll. Daraus ergibt sich die Konsequenz welches Online-Tool sich aufgrund dessen technischer Möglichkeiten für die Zusammenarbeit eignet und welches ich als Ausrichter nutzen darf und kann.
Die Eingrenzung auf die wirklich benötigten Teilnehmer gibt Aufschluss über deren Menge und damit auch die benötigte Anzahl der Moderatoren, um die Reaktionen der Teilnehmenden neben der Moderation im Blick behalten und ggf. Gruppenräume begleiten zu können. Auch gibt es eine Idee über die technischen Voraussetzungen Ihrer Teilnehmer (PC, Notebook, Tablet, Smartphone oder Telefon bedingen andere Darstellungsformen und Optionen der Involvierung) sowie über deren persönlichen Vorerfahrungen mit Online-Veranstaltungen (Anwenderkenntnisse). Und ganz nebenbei schont das die Zeit derer, die sich wahrscheinlich nicht aktiv hätten beteiligen können – für sie ergeben sich garantiert andere Meetings.
Unter dem Strich gilt die Prämisse „Form follows function“, die sich aus dem „magischen Dreieck“ von Anspruch und Bedarf des Veranstalters, den technischen und persönlichen Möglichkeiten der Teilnehmenden und der Kompetenz des Moderators ergibt.
Durchführung
Gerade in der Zeit der aktuellen Pandemie haben Online-Meetings auch eine wichtige soziale Funktion. Öffnen Sie deshalb den Meetingraum 15 Minuten vorher und nutzen Sie die Zeit für den persönlichen Austausch. Planen Sie auch für das Meeting selbst Zeit für Humor und aktivierende Moderationsmethoden sowie das eine oder andere persönliche Wort mit ein. Die konsequente Umsetzung der Agenda, und damit des Zeitplans, ist entscheidend für die aktive Einbindung und das „bei der Stange Halten“ Ihrer Teilnehmer und natürlich für das Ergebnis Ihres Meetings. Lassen Sie die den Teilnehmenden bereits im Vorfeld die wichtigsten Zahlen, Daten und Fakten zukommen, um einen epischen Diskurs über Details zu verhindern. Verteilen Sie für das Meeting aktiv Rollen wie z. B. „Timekeeper“, „Dokumentator“ und „Experte für …“, um sich selbst in der Moderation zu entlasten und die Teilnehmenden aktiv, entsprechend ihrer persönlichen Kompetenzen und Motivation, zu involvieren. Sorgen Sie dafür, dass das Format ein nutzbares Ergebnis erzielt. So bekommen alle Teilnehmer das Gefühl, ihre Zeit bei der Vielzahl der stattfindenden Meetings ausgerechnet bei Ihrem sinnvoll eingebracht zu haben – das hinterlässt einen bleibenden Eindruck!
Transfer
Das Ergebnis Ihres Meetings sind zunächst die „Lessons learned“ – die Erkenntnisse und Fakten, die Sie mit den Teilnehmenden gemeinsam, mit Blick auf das Meeting-Ziel, erarbeitet haben. Die Erkenntnisse müssen nun nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit für die Umsetzung in die Praxis bewertet werden. Daraus ergeben sich die To-Do’s und deren kompetenzorientierte Verteilung auf die Anwesenden für den Transfer in den kommenden Arbeitsalltag. Bei einer regelmäßigen Besprechung ergibt sich der maximale Umsetzungszeitraum von selbst. Andernfalls definieren Sie ein Umsetzungsziel und auch die Sicherung des Transfers, in dem Sie die Ergebnisse der To-Do‘s allen Teilnehmenden zukommen lassen. Dafür braucht es definierte Wege oder einen für alle zugänglichen Speicherort.
Basis
Die Basis für Ihr Meeting ist der Speicher für alle Themen und Erkenntnisse, die über die geplante Agenda hinaus aufkommen. Damit die nicht zu Lasten der Einhaltung des Zeitplans und der konzentrierten Aufmerksamkeit gehen, werden sie hier festgehalten und z. B. in Form einer Ideenwand für nachfolgende Meetings nutzbar gemacht. Wenn Sie Methoden aus z. B. Scrum oder Kanban nutzen, kann an dieser Stelle auch das entsprechende Board eingebaut und im Meeting gemeinsam weiterbearbeitet werden. Auch kann der Basis-Baustein der Platz für eine andere Livedokumentation mittels eines Tablets oder Sketchnotes etc. genutzt werden.
Dies ist nur der Auszug der zentralen Erfolgsfaktoren für Ihre Online-Meetings und andere virtuelle Formate. Gerne unterstützen wir Sie bei Ihrer konkreten Planung und auch der Durchführung und Reflexion. Nutzen Sie die Möglichkeit unserer kostenlosen Erstberatung.
Kontakt
Gerne besprechen wir Ihre persönliche Situation und Herausforderungen, um kurzfristig wirksame Lösungen mit Ihnen zu erarbeiten.
- E‑Mail: soforthilfe@k‑brio.de
- Hotline: +49 421 460466–0
Björn Eichner