Vielleicht gehören Sie zu denjenigen Führungskräften, die bereits das eigene Team über Distanz führen. Möglicherweise ergeben sich aber auch erst aufgrund der Corona-Krise für Sie neue Formen der virtuellen Zusammenarbeit.
Ein größerer Teil unserer Kunden in Führungsverantwortung gibt an, mit dem Führen von räumlich und/ oder zeitlich getrennt arbeitenden Mitarbeitenden bereits Erfahrung gesammelt zu haben. Wir haben für Sie fünf Tipps für das remote Führen von Teams zusammengestellt, um Ihnen das Arbeiten in der virtuellen Welt zu erleichtern. Verstehen Sie die folgenden Tipps als Impuls für Ihre Führungsarbeit.
Stärken Sie das Wir-Gefühl
Besonders wichtig für die erfolgreiche Zusammenarbeit in virtuellen Teams ist ein ausgeprägtes Wir-Gefühl. Am besten starten Sie gleich mit einem Kick-off, damit sich alle Teammitglieder persönlich kennenlernen. Sollte ein physisches Treffen aufgrund von Restriktionen nicht möglich sein, geht dies selbstverständlich auch virtuell. Es gilt Gemeinsamkeiten zu entdecken und zu fördern. Bitten Sie Ihre Teammitglieder z. B., den Abend des Kick-offs vorzubereiten. Sie werden überrascht sein, wie viel Teamspirit diese Aufgabe bei allen erzeugt.
Entwickeln Sie das Vertrauen
Vertrauen können wir nicht einfordern, Vertrauen müssen wir uns erarbeiten. Diesen Satz kennt vermutlich jeder. Ihre Mitarbeitenden benötigen Aufmerksamkeit. Dies gilt sowohl für Teams vor Ort und noch mehr für Ihr virtuelles Team. Als wertvoll erweist sich hierzu der Austausch in Form von guten Gesprächen mit jedem einzelnen Teammitglied. Treten Sie regelmäßig in Kontakt mit Ihren Leuten und fördern Sie die Beziehungsebene. Die ersten und die letzten Minuten virtueller Treffen gehören daher allen Teilnehmenden, um sich auch über fachliche oder arbeitstechnisch relevante Punkte hinaus austauschen zu können. Hilfreich ist es, zu Beginn von Teammeetings mit einem “Check-in” zu starten und alle Teilnehmenden nach ihrer Stimmungslage, dem eigenen Energielevel, oder anderen auf die Person bezogenen Dinge zu erfragen. Das gleiche Prinzip können Sie zu Ende in Form des “Check-out” abfragen. Die üblichen informellen Gespräche, wie sie in der Kaffeeküche im Büro geführt werden, fallen in virtuellen Teams weg. Um den Austausch auch informell zu fördern, bieten sich bspw. Team-Chats, Online-Pinnwände oder andere Plattformen an.
Erweitern Sie Ihre Medienkompetenz
Allzu gerne verwenden wir Vertrautes. Sich in der Komfortzone zu bewegen gibt uns Sicherheit. Dazu gehört auch das Anwenden der beruflich genutzten IT-Software, die Sie für Ihr tägliches Arbeiten benötigen. Überwinden Sie Ihren inneren Schweinehund und sammeln Sie Erfahrungen mit geeigneter Kommunikationssoftware, die speziell für den virtuellen Austausch von Teams entwickelt wurde. Nutzen Sie dazu die unzähligen Angebote im Internet und erarbeiten sich über Lernvideos, sogenannte Tutorials, Schritt für Schritt mehr Expertise in der Anwendung Ihrer Software. Denn es gilt, dass Sie Ihre Medienwahl nicht von Ihren persönlichen Präferenzen abhängig machen sollten, sondern davon, was zum Zwecke des erfolgreichen Übermittelns von Informationen notwendig ist. Je sicherer Sie im Umgang mit den Medien werden, desto mehr können Sie sich auf die Inhalte konzentrieren.
Führen Sie virtuelle Meetings professionell
Bereiten Sie sich auf jedes Meeting gut vor. Denn es gilt: “Vorbereitung ist die halbe Miete”. Nichts ist anstrengender als unstrukturierte, langatmige Telefon– oder Videokonferenzen. Eine knackige Agenda, eine gut formulierte Zielsetzung – “Warum treffen wir uns heute?” – und ein gutes Zeitmanagement signalisieren Professionalität. Bestimmen Sie zu Beginn jedes Meetings ein Timekeeper und auch einen Moderator, sofern sie diese Rolle nicht selbst übernehmen. Bitten Sie alle Teilnehmenden den Ton auf “mute” zu stellen und falls es der Bildübertragung dient, die Videofunktion auszuschalten. Eine Videokonferenz mit mehreren Personen ist kein Telefonat. Mal schnell aus einem fahrenden Zug heraus daran teilzunehmen ist eher ungeeignet. Daher suchen Sie sich immer einen geeigneten Ort, in dem Sie ungestört die Konferenz moderieren können. Andernfalls verschieben Sie besser den Termin.
Lösen Sie Konflikte aktiv
Konflikte kommen und gehen wieder, aber selten lösen sie sich von allein. Entwickeln Sie daher eine besondere Sensibilität und schnappen sich als Leader aktiv den identifizierten Konflikt. Gerade in virtuellen Teams ist das Erkennen von Konflikten besonders herausfordernd. Nehmen Sie sich Zeit, um herauszufinden, wie es Ihren Mitarbeitenden aktuell in der Zusammenarbeit mit Ihnen und anderen geht. Bieten Sie dafür Gesprächszeiten an.
Ist ein Konflikt erst einmal da, achten Sie auf die richtige Medienwahl, um ihn zu lösen. Selten ist dazu eine geschriebene E‑Mail zielführend. Wenn Sie starke Emotionen wie Ärger oder Wut verspüren, macht es wenig Sinn gleich zum Hörer zu greifen. Ein Telefonat am nächsten Tag oder besser noch ein Videochat haben, unter Anwendung von geeigneten Kommunikationsregeln, deutlich bessere Erfolgsaussichten.
Gerne besprechen wir Ihre persönliche Situation und Herausforderungen, um kurzfristig wirksame Lösungen mit Ihnen zu erarbeiten.
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Frank Brätsch
